En muchos aspectos de la vida nos topamos con una costumbre algo molesta que tiene la gente: seguir insistiendo, aunque no haya nada que hacer.
Caso típico: en la oficina, tenemos un pedido que estamos esperando. Llamamos al departamento de proveeduría, y nos dicen que el pedido está en tránsito, y que se espera la llegada al puerto dentro de unas dos semanas. Y a partir de ahí, aproximadamente una semana más durará en llegar a nuestra oficina.
Pasamos entonces la información al jefe. Y el jefe nos dice que «es demasiada la espera», que con esos tiempos no podemos salir a tiempo. Y nos pide que llamemos a proveeduría y que nos mejoren los tiempos. En este momento sabemos que no hay nada que hacer, pero de todos modos cumplimos la solicitud y llamamos a proveeduría. Y obtenemos la respuesta esperada, no hay nada que hacer, el pedido está montado en un barco, el barco va a cierta velocidad, y durará dos semanas en llegar al puerto.
Uno pensaría que ya con esa información sería suficiente, pero no. El jefe nos pide que sigamos insistiendo, o que «le demos seguimiento» al asunto y sigamos llamando para presionar por el pedido.
Hay una pérdida de tiempo peor en nuestras oficinas o en nuestras vidas, que seguir insistiendo sobre un asunto que no tiene alternativa? Ya la solución la conocemos, tiene unas condiciones claramente definidas, pero alguien no las quiere aceptar y pretende que mágicamente le cambiemos las condiciones.
La realidad es que en muchos casos como el descrito, eso no sucederá. Y poner gente a «dar seguimiento» al problema lo único que hace es desperdiciar recursos, invirtiéndolos en algo que no producirá soluciones.
Insistir sobre asuntos que tienen un rumbo fijo, no es nada productivo, y no contribuye en nada a mejorar el problema.
O puede que más bien los que estemos esperando el paquete seamos nosotros. Y se nos ocurre que si seguimos insistiendo con el proveedor, nos resolverá el tema mágicamente. En ese caso es peor aún el asunto, porque ya no es un tema de que alguien más está desperdiciando productividad, sino que somos nosotros mismos los que estamos desperdiciando productividad… y las consecuencias nos caen directamente a nosotros. Si gastamos tiempo insistiendo en algo que no tiene forma de cambiarse, no estamos invirtiendo ese tiempo en buscar soluciones a otros problemas que tengamos en cola.
No insistir puede ser una solución
Siempre es bueno profundizar en los asuntos y recopilar suficiente información. Por ejemplo que en proveeduría nos digan que «el pedido va a durar dos semanas», puede ser suficiente en ciertos casos. Pero puede que sea útil, efectivamente, profundizar un poco más y que nos expliquen por qué va a durar dos semanas. Porque en ese proceso podríamos encontrar ideas y soluciones que nos ayuden. Por ejemplo puede que nos digan que es que la fábrica tarda 3 días en aplicar en tratamiento final de superficie al producto… y lleguemos a la conclusión de que podríamos omitir ese tratamiento, aplicarlo una vez que llegue, y ganarnos 3 días.
Pero ya una vez que tenemos la información necesaria, y podemos entender el por qué de las cosas, seguir insistiendo es perder el tiempo. En este punto, el manejo del tema debería ser un asunto de seguimiento puntual, y de buscar soluciones alternativas si fuera del caso. Si usted es el jefe, es muy importante entender ese punto, y dedicar sus recursos a solucionar el problema, y no a volver una y otra y otra vez sobre lo mismo.
De hecho muchas veces el tema es uno de comunicación: se le encarga a la gente que «dé seguimiento» o que «insista con el vendedor», pero no para que siga obteniendo la misma respuesta siempre, sino para que trate de buscar salidas alternativas al asunto. Pero si la indicación es «dé seguimiento», y suponemos que se van a imaginar el resto, puede que nos llevemos sorpresas.
Cuando nos topamos con un problema que en el momento no tiene solución por el camino que estamos siguiendo, entonces, tenemos que hacer tres cosas para asegurar ser productivos en su manejo:
- Reconocer que el problema no tiene solución inmediata a como lo estamos viendo. Si tenemos toda la información necesaria, y ya vimos que no puede solucionarse a como queremos, tenemos que aceptarlo y seguir adelante.
- Dedicar recursos a buscar soluciones alternativas. Debemos ser claros en ese punto de que hay que buscar soluciones alternativas. Pedirle a la gente que hable con los proveedores pero no para que le den la misma respuesta de siempre, sino para buscar otras posibilidades de solución que puedan dar resultados.
- Si es del caso, dar seguimiento a nuestra solución original. Pero el seguimiento debe ser algo puntual, simplemente para verificar cada cierto tiempo que no han habido cambios que empeoren, o que mejoren, la situación. El seguimiento debe consumir un mínimo de tiempo y recursos, dado que ya vimos que la solución no está ahí.
Saber cuándo se ha invertido suficiente en «insistir» es crítico, si queremos ser productivos al resolver problemas. Hay un punto en el cual simplemente hay que detenerse, y seguir adelante con la búsqueda de soluciones alternativas al problema.