Es muy común cuando nos asignan un proyecto grande, querer entrarle de lleno, con todos los recursos, y dejarlo listo en el menor tiempo posible. Pero muchas veces esta no es la mejor solución. Generalmente cuando a un proyecto grande le entramos con toda la fuerza de un solo, y el máximo empeño posible, logramos un avance marginal o moderado, y al cabo de unos días estamos agotados y no queremos saber más de ese proyecto. Es así como nace el conocido refrán «los proyectos no se terminan, se abandonan».
El manejo de proyectos o tareas grandes, debe ser visto como una maratón, y no como una carrera corta. Los que hayan intentado correr una maratón, o una carrera por encima de algunos cientos de metros sabrán que hay que llevar un paso lento, constante y planificado. Una maratón no se gana corriendo a máxima velocidad, se gana distribuyendo las fuerzas a lo largo de muchos kilómetros, dosificando poco a poco el esfuerzo, para poder llegar a la meta.
Una vez hablé con un trabajador, al que lo tenían limpiando nieve de las aceras de un complejo de oficinas. El complejo era muy grande, tenía varios edificios y cientos de metros de aceras. Él me contaba que el primer día que llegó, comenzó a quitar nieve a máxima velocidad y con el mayor empeño posible. Rápidamente otro colega se le acercó, y le recomendó que bajara el paso. «Porque», me dijo, «si uno empieza con toda la fuerza y la velocidad a quitar la nieve, en cuestión de 2 horas está agotado y no puede seguir. Y no funciona agotarse en 2 horas y no poder continuar».
Por supuesto en algún momento le conté la anécdota a un supervisor en otra empresa, y se horrorizó ante la idea. «Cómo es eso de que hay que ir más lento y rendir el avance? No hay que ir más lento, eso es desperdicio de tiempo y recursos».
Y es que así piensan muchos respecto a este tema del avance en los proyectos: las cosas deben hacerse lo más rápido y lo antes posible. Si se puede avanzar en algo, si hay un espacio que se haya abierto, debe entrar gente ahí para ir adelantando trabajo.
Lo cual no es del todo cierto. Como decía al inicio, los proyectos son una maratón, no son una carrera corta.
El secreto para ejecutar grandes proyectos está en dosificar el avance, para que la gente no se agote innecesariamente. Debemos ir a un ritmo constante, avanzando un poco cada día, hasta llegar a cumplir lo que nos hemos propuesto. Cuando se trata de trabajos físicos, es muy evidente la aplicación. Cuando se trata de trabajos de conocimiento, a veces no es tan claro el asunto, pero igualmente aplica. Alguien que trabaja generando conocimiento o generando información está sujeto a agotamiento mental, al igual que un trabajador físico agota sus fuerzas. Y es igual de importante que sepa dosificar el esfuerzo y mantener un ritmo cómodo en sus actividades.
A mucha gente no le gusta esa idea de «limitar» el avance. Lo ven como un desperdicio de capacidad: si se puede hacer más cada día, por qué no hacerlo? Pues, hay muchas razones científicamente demostradas para no hacerlo, pero al final se resumen en el tema que mencionaba de evitar el agotamiento de las personas.
Cómo se fija el ritmo de trabajo adecuado? Porque es cierto: si fijamos un ritmo demasiado lento, al poco tiempo encontraremos que estamos atrasados y que debemos correr para terminar, y eso será peor que haber iniciado más rápido. El ritmo de trabajo adecuado tenemos que fijarlo de acuerdo con lo que tengamos que hacer. Es tan simple como asignar un tiempo a la tarea, saber cúanto tenemos que producir, y dividirlo entre el tiempo disponible.
Al hacerlo, mantengan las cosas simples, comprensibles. Así es como se construyen sistemas de producción fáciles de seguir.
Por ejemplo, supongamos que tenemos que hacer arreglos florales. Y el encargo son 250 bases para arreglos florales, para entregar dentro de 2 semanas. 250 / 14 = 18 bases por día. Ese debería ser nuestro punto de partida. Si al cabo de 14 días queremos tener 250 bases listas, debemos hacer 18 diarias.
Y entonces damos recursos a nuestro proyecto, para producir esas 18 bases por día. Si se trabajan 8 horas, significa que debemos producir unas 3 bases por hora, más menos un tanto. Puede alguien armar 3 bases por hora? Si se puede, perfecto, si no, debemos poner más personas a armar bases para lograr esa producción de 3 por hora.
Esa es la esencia de fijar una meta de producción: unidades que tenemos que producir, contra el tiempo que tenemos disponible.
Si estamos quitando hierba del jardín, podemos hacer algo similar. Sabemos que cada 2 semanas tenemos que quitar la hierba del jardín. Podríamos dividirlo en sectores, y hacer un sector por día hasta cumplir las 2 semanas. Y a las 2 semanas, volvemos a empezar.
Vean que en ambos casos, las unidades son fáciles de contar. Tengo que producir 3 bases por hora. Tengo que hacer un sector de jardín por día. No estoy diciendo que haya que limpiar 15 metros cuadrados de jardín por día, porque al fin y al cabo, quién va a ponerse a medir cuánto son 15 metros cuadrados todos los días?
Recuerden siempre el principio de la maratón a la hora de llevar a cabo proyectos o trabajos extensos. El secreto está en dosificar el avance y no agotarse. No en correr al inicio y estar agotado 300 metros después.