Diariamente tenemos que lidiar con problemas de todo tipo, en todo lado. Manejamos problemas en la casa, en la calle, en el carro, en todas partes.
Muchos de esos problemas son problemas repetitivos y recurrentes. Nos aparecen una y otra y otra vez. Mientras que otros problemas son aislados, ocurren una vez y ya.
Por ejemplo puede que un día lleguemos a casa, y nos cortaron el agua. Hubo un problema con el banco y no se pagó el recibo. En seguida llamamos, y nos solucionan el problema, y se vuelve a activar el cargo automático. Todo bien. Problema aislado, puntual, y resuelto. No vuelve a aparecer.
Otro día se nos olvida el teléfono, lo dejamos en casa. Y tenemos que devolvernos a traerlo. A los pocos días, nos vuelve a pasar. Y una semana después, de nuevo pasa.
Un problema repetitivo, y por más que hacemos el esfuerzo, no parece solucionarse.
En estos casos puede que no estemos atacando la causa raíz del problema. La causa raíz, como lo indica su nombre, es el primer paso que ocasiona un problema. Recordemos que los problemas son el resultado de muchas cosas relacionadas entre sí. Pero generalmente hay una que da origen a las demás, y si logramos controlar esa causa, controlaremos automáticamente las otras.
En cambio, no hacemos mucho con controlar las causas superficiales del problema, y no atacar la raíz. Porque igual que una planta, si cortamos las hojas y dejamos la raíz, eventualmente volverá a aparecer.
Cómo se hace un análisis de causa raíz? Es un proceso más fácil de lo que suena. Lo que hay que hacer es preguntar «por qué ocurre esto?». Y cada vez que obtenemos una respuesta, volver a preguntar sobre esa respuesta.
- Por qué se me olvidó el teléfono? Porque salí en carrera de la casa.
- Por qué salí en carrera de la casa? Porque no me di cuenta de la hora que era.
- Por qué no me di cuenta de la hora que era? Porque estaba muy ocupado viendo Facebook.
- Por qué estaba muy ocupado viendo Facebook? Porque es lo que siempre hago en las mañanas antes del trabajo.
- Por qué es lo que siempre hago en las mañanas antes del trabajo? Porque es lo que siempre he hecho.
- Por qué es lo que siempre he hecho? Porque nunca me he puesto a buscar otras cosas que hacer.
Ven? Ahí estamos descubriendo una causa raíz: Facebook. Estamos pasando tiempo en Facebook antes de irnos al trabajo, nos descuidamos, y de repente, vamos tarde. Y en la carrera, dejamos olvidado el teléfono.
La solución más recomendable ahí, dejar de usar Facebook en las mañanas. Dedicar ese tiempo a preparar todo para salir, y que no tengamos que salir en carrera.
Mucha gente se queja de que este juego del «por qué» es interminable. Y es cierto, es interminable. Podemos seguir preguntando y preguntando y cada vez obtener respuestas más extrañas. Si en #6 volvemos a preguntar por qué, y seguimos la cadena, eventualmente podemos estar evaluando nuestro propósito de vida y la falta de motivación que nos genera tener que ir al mismo trabajo todos los días. Lo cual no deja de ser interesante, pero un poco complejo para contestar la simple pregunta de por qué se nos olvidó el celular.
Generalmente uno pregunta 5 veces por qué. Y si se ha empeñado por contestar razonablemente la pregunta, la quinta respuesta es un buen lugar para tomar acción. También puede ocurrirnos que llegamos a un punto donde hay varias respuestas posibles. Por qué estaba ocupado viendo Facebook? Bueno, primero porque es lo que siempre hago, segundo porque me encontré un video de gatos interesantes. Son dos posibles respuestas, y dos caminos que tendríamos que analizar en ese caso.
Al final si exploramos las diferentes cadenas de respuesta, vamos a encontrar que nuestras respuestas comienzan a girar en torno al mismo tema general. Por qué me encontré un video de gatos interesantes? Porque estaba viendo Facebook. Y ahí seguiremos la cadena… y todo comienza a girar en torno a Facebook en las mañanas.
El análisis de causa raíz es una herramienta muy útil para mejorar nuestra productividad, porque nos permite analizar problemas repetitivos y encontrarles solución verdadera. En muchas ocasiones damos solución superficial a los problemas, y al poco tiempo vuelven a aparecer. Y usamos la misma solución, y al rato vuelven a aparecer. Y seguimos en ese mismo juego. Pero si al ver que reaparecen empezamos a aplicar causa raíz, verdaderamente les estaremos buscando solución en un punto clave, donde evitaremos que vuelvan a surgir en un futuro.
Causa raíz es útil en el trabajo, es útil en la casa, es útil en el estudio… en todo lado. Y cuando tenemos que ayudar a otros a solucionar problemas (típico con los hijos: por qué sacaste tan malas notas este semestre?), nos puede encaminar hacia darles una verdadera ayuda. Pregunte por qué 5 veces mínimo, así obtendrá una solución mucho más productiva.