Productividad en el trabajo: como revisar que los resultados sean razonables

por | septiembre 10, 2017

revise sus cálculos siemprePrácticamente a todos nos toca resolver problemas o analizar información de resultados, no importa cuál sea nuestra actividad. Tarde o temprano vamos a tener que resolver algún problema y llegar a una conclusión. Y los problemas que nos vemos más frecuentemente son problemas numéricos, donde hay que realizar operaciones matemáticas para obtener un resultado final.

Una de las situaciones que afectan negativamente la productividad en las empresas es cuando resultados equivocados se transcriben en reportes y se pasan a otras personas. A todos nos ha pasado: le damos una cifra a alguien, y un tiempo después nos damos cuenta que estaba equivocada. Y en ese momento, todos los que usaron esa cifra tienen que corregir sus resultados y volver a hacer todo el trabajo.

Eso en el mejor de los casos, donde se logra detectar el problema. Pero en muchos casos ocurre que el problema del todo no se detecta, y los números siguen su camino hasta convertirse en un problema grande mucho más adelante, en un momento donde precisamente no se ocupan atrasos.

Cómo hacer para detectar errores en nuestros cálculos?

Algunas personas parecen tener una habilidad mágica para detectar errores. Ven un reporte, y en cuestión de segundos encuentran qué está mal. Pareciera que nada se les pasa, y que logran atajar todos los errores sin importar qué tan minúsculos sean.

Cuál es su secreto? Cómo hacen para detectar errores en cálculos que ellos ni siquiera hicieron? Nosotros hicimos el cálculo y se nos pasó por alto el error, y ellos lo ven en cuestión de segundos.

El secreto es aproximar, y poner los resultados en contexto.

Revisar los cálculos de manera aproximada es fundamental

revise sus cálculos siempreAlgo que es fundamental siempre que estamos trabajando con cantidades numéricas, es saber revisar nuestros resultado de manera aproximada. De esta manera podemos estar seguros de que estamos dentro de los límites razonables de la respuesta. Qué significa «límite razonable»? Pues, si estamos totalizando cantidades del recorrido de un mensajero, es lógico que sume varios kilómetros. Pero es totalmente ilógico que obtengamos que el mensajero recorrió varios cientos de kilómetros en un día, caminando. O es ilógico que obtengamos que el mensajero pudo cruzar en 8 horas 3 veces la ciudad.

Ese tipo de resultados deben generarnos una alerta, sirven de indicador de que algo puede haber salido mal en cálculo y tenemos que revisarlo. Y encontrar esos límites «razonables» generalmente es muy fácil. Basta con hacer una que otra operación matemática. En nuestro caso anterior, basta con saber cuántos kilómetros hay de extremo a extremo en la ciudad, y preguntarnos si es lógico que alguien cruce esa distancias múltiples veces en un día.

Si estamos totalizando ventas para un informe, generalmente tendremos a mano información de cuánto inventario manejan las tiendas. Si el número dice que la tienda vendió más unidades de la que se le despacharon, algo está extraño.

Si estamos haciendo planillas, podemos dividir el total de la planilla entre el número de empleados, y ver cuánto en promedio está ganando cada empleado. Si nos da que en promedio los vendedores están ganando más que un gerente, algo está extraño en el cálculo.

Si estamos haciendo algo tan simple como pedir almuerzos, podemos contar los almuerzos que encargamos… y comparar con el número de personas que pidieron. No tardaremos más de 30 segundos contando, y eso nos puede evitar el embarazoso escenario donde encontramos que al final, tenemos menos almuerzos que personas.

Pero ese resultado no es exacto!

Lo primero que escucho siempre cuando le sugiero a alguien hacer ese tipo de verificaciones es «pero esa aproximación es incorrecta!». «Pero los salarios de los empleados son todos diferentes!». «Pero en la tienda venden 30 artículos diferentes, no solo uno!»

Tranquilícense, es una aproximación. Aproximación significa que el número no va a ser exacto. Pero va a darnos una idea de por donde anda el asunto, y si es razonable o no. Eso es lo que estamos buscando. No estamos buscando llegar al salario exacto de cada empleado, queremos ver nada mas si el promedio está en un punto razonable.

Qué hacer si el chequeo no nos da algo razonable?

Cuando vea algo extraño en un resultado, deténgase y revise. Especialmente si es una operación complicada: una planilla, un pedido extenso, un informe financiero. Si algo no suena bien, es importante identificar por qué está ocurriendo eso.

Puede que haga la revisión y encuentre que en realidad no hay ningún error. Muchas veces sucede! Simplemente hay algo inusual: una combinación de números que por casualidad sacó del rango el cálculo. Lo importante es que hay una respuesta a la pregunta de por qué los números no son razonables. Y podemos estar tranquilos de que no es un error. Esa tranquilidad debería ser nuestra meta: estar seguros de que el resultado es correcto, inusual pero correcto.

Poner las cosas en contexto

Otro secreto para detectar errores es poner las cosas en contexto. Comparar los resultados anteriores que se tengan, y ver si son razonables o no. Esta estrategia es muy útil para revisar estados financieros, por ejemplo.

Compare sus resultados de este mes, con los de meses anteriores. Y vea cuánto cambiaron. Si el cambio fue muy grande, busque cómo explicarlo. Igual que cuando hizo cálculos aproximados: lo importante no es que el número haya cambiado, lo importante es tener claro el por qué de ese cambio. Si encuentra un cambio grande, sin explicación aparente, comience a sospechar.

 

Lo importante es siempre verificar

Lo importante en todo esto, es siempre tener un chequeo cruzado de datos. Poder llegar al número, o al punto cercano a ese número, por dos caminos diferentes. La aproximación y la evaluación en contexto de las cosas son herramientas muy fáciles de implementar, y muy útiles para lograrlo.

Y por supuesto, si encuentra una diferencia importante en ese chequeo, es crítico que la pueda explicar. Nunca se quede tranquilo con las diferencias, porque generalmente cuando algo no parece tener sentido, hay un error. Y si no lo atrapa a tiempo, ese error luego volverá para hacerlo sufrir en el peor momento imaginable.

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