El método de las 5S, también conocido como el método Toyota, es una forma de gestionar y ordenar los espacios en los que nos movemos. Pero además de ser una técnica, es toda una filosofía y estilo de vida.
Por qué el método de las 5S se llama el método Toyota? Inicialmente este método apareció en las plantas de Toyota, como parte del TPS (Toyota Production System). Luego, cuando el TPS se fue expandiendo a otros campos más allá de la producción industrial, se empezó a llamar el método de las 5S.
Para los que no están familiarizados con la historia de Toyota y su TPS, Toyota fue de las pocas fábricas de automóviles a nivel mundial que lograron salir exitosas de las crisis económicas de los 80’s, y no solo lograron ser exitosas, sino que rebasaron por completo a las fábricas estadounidenses, que anteriormente eran consideradas las mejores del mundo. Actualmente Toyota es de las empresas más grandes a nivel mundial, y se considera que tiene los mejores estándares de calidad en automóviles. Todo eso lo lograron con una filosofía de orden, productividad, información, mejora continua que llamaron Toyota Production System.
En qué consiste el método de las 5S?
Las 5S son 5 palabras japonesas, que describen los pasos a seguir para organizar y hacer más limpia una actividad. Se hacen en orden, una tras otra.
- Seiri. Significa ordenar. Ordenar es un paso donde tomamos todo lo que hay, y decidimos qué cosas son necesarias y qué cosas no son necesarias para lo que estamos haciendo. Tenemos que dejar solo aquellas cosas que están relacionadas con lo que hacemos en cada espacio, todo lo demás tiene que irse. Por ejemplo en la cocina, tenemos que tener solo lo que ocupamos para cocinar en cada momento. Si no ocupamos una licuadora, la licuadora tiene que irse a almacenamiento. En nuestro escritorio tienen que estar solo las cosas que usamos realmente: la computadora, uno o dos lapiceros, el teclado, talvez unas hojas de papel. Todo lo demás tiene que almacenarse, o desecharse, porque no aporta a nuestra productividad y más bien la limita, al estorbarnos para alcanzar otras cosas que sí ocupamos.
- Seiton. Significa organizar. Organizar no necesariamente es lo mismo que ordenar. En el paso de ordenar quitamos todo aquello que no estamos usando. En el paso de organizar tomamos las cosas que quedaron después de seiri, y las empezamos a organizar para que tengan una secuencia lógica y de acuerdo con nuestro proceso. Le damos a cada cosa un lugar en donde va a vivir, y en donde va a quedarse. Y le damos prioridad a las cosas que más usamos, esas tienen que estar más cerca de donde estamos nosotros. Lo que usamos siempre, está a nuestro alcance, lo demás está almacenado en un lugar fijo, dependiendo de con qué frecuencia lo usemos.
- Seiso. Significa limpiar. Después de ordenar y organizar, limpiamos. Hacemos que nuestro espacio de trabajo esté libre de polvo, desechos, suciedad, todo eso lo que lo hace menos atractivo. Nuestro espacio de trabajo tiene que estar limpio, siempre. Al trabajar podemos ensuciarlo, o puede que se desorganice. Pero al terminar el trabajo, debemos devolverlo a su estado de orden y limpieza. Espacio de trabajo limpio, siempre.
- Seiketsu. Significa estandarizar. Es aquí donde empieza a suceder la magia de las 5S, porque es en este paso donde debemos usar la creatividad para que nuestro trabajo se convierta una actividad casi que de fábrica. Tenemos que buscar hacer las cosas de una forma estándar, que sea eficiente, que sea fácil de recordar. Si en nuestro trabajo producimos reportes financieros, tenemos que buscar que producir esos reportes financieros sea siempre parecido o igual: creamos formatos estándar, pedimos que la información nos la envíen siempre de la misma forma, redactamos y organizamos el documento siempre igual. En la casa, buscamos estandarizar las actividades que típicamente realizamos. Por ejemplo los implementos de limpieza buscamos que siempre sean los mismos, que todos sean compatibles entre sí, y que estén siempre en el mismo orden, agrupados según lo que vayamos a hacer. Incluso podemos crear «paquetes estándar» de limpieza: kits que contengan todo lo que se ocupa para un cierto tipo de limpieza. De esa forma, sabemos que siempre llevamos lo necesario, y no vamos a perder tiempo devolviéndonos a buscar cosas. No hay una manera definida de estandarizar, cada persona tiene que buscar su actividad, buscar con qué personas interactúa y qué hacen esas personas, y buscar la mejor forma de convertir todo en un estándar.
- Shitsuke. Significa mantener. Mantener es la actividad que sostiene las 5S permanentemente en nuestras vidas. Es lo que cierra el ciclo. Debemos siempre buscar que todos los pasos anteriores se mantengan en la mejor condición posible, y eso significa seguir poniendo en orden, seguir limpiando, seguir preguntando si hay mejores formas de estandarizar. Shitsuke es el proceso que nos permite ser cada vez mejores, porque cada vez que pasamos haciendo limpieza, ordenando o estandarizando, nos damos cuenta de cosas que podemos mejorar… e implementamos esas mejoras. Sin este paso las 5S dejan de ser una filosofía de vida, y se convierten en un proyecto de fin de semana que al final no resulta en nada.
Hay algunos que agregan una «S» adicional: seguridad. Muchas veces en la casa o en la oficina no tenemos en cuenta la seguridad dentro de nuestro proceso 5S, y eso es un error. Entre las cosas que debemos preguntarnos siempre, es si las cosas las estamos haciendo de la forma más segura posible, para proteger nuestro bienestar físico. Es demasiado común en la casa ver gente subida en sillas, en cajas inestables, usando químicos sin dispositivos de seguridad… todo eso hay que cambiarlo! Las historias del lunes no tienen que comenzar con «es que pasé el domingo en la sala de emergencias…», ya el mundo cambió y hay maneras seguras de hacer las cosas!
Cómo son los resultados de aplicar el método 5S?
Vean algunos ejemplos:
Via Creationtech. Lo que no sirve, se va, no se queda estorbando.
Cisco – Eagle. Todo tiene su lugar, hasta las gatas, y de ahí no se mueven.
Estas son mis favoritas. Espumas en las gavetas… las herramientas siempre quedan en el mismo lugar, y se sabe al instante si falta una. Kern.
Niftylift. Las herramientas tienen color, y así saben a qué banco de trabajo pertenecen. Las verdes, se quedan en el banco verde.
Como pueden ver, las 5S es una metodología que hace muchísimo para mejorar nuestra productividad y lo agradable de nuestros espacios de trabajo. Y no solo es aplicable en industria, se puede aplicar por igual a la casa, a la oficina, hasta al carro! Tienen fotos interesantes de sus aplicaciones 5S? Me encantaría verlas…