Una de las lecciones más importantes de productividad que debemos aprender, es que las actividades repetitivas, no tenemos que hacerlas un montón de veces. Cuando tenemos que hacer la misma actividad varias veces, todos los días, es una oportunidad valiosa para aumentar nuestra productividad, y automatizar trabajos repetitivos.
Por qué automatizar trabajos repetitivos?
El punto de vista tradicional respecto a las tareas repetitivas es que había que hacerlas un montón de veces, porque de esa forma ganábamos experiencia y nos hacíamos más diestros. Es es cierto, pero en tareas manuales donde se está produciendo algún tipo de artefacto u objeto. Cuando las economías giraban alrededor de fabricar objetos a partir de madera, o de pintar cosas, o de coser o armar algo… hacer la actividad una y otra y otra vez era beneficioso.
Pero los tiempos han cambiado, y actualmente es muy poca gente la que hace ese tipo de actividades. La mayoría nos hemos movido hacia el sector de servicios de información. Nuestro producto no es un objeto físico: es mover números de un lado a otro, o llenar formularios, o revisar alguna información que nos llega. En estos casos, es muy poco provechoso repetir actividades de manera continua. No nos vamos a hacer más hábiles llenando el mismo formulario 100 veces. Ni vamos necesariamente a redactar mejor por estar escribiendo las mismas respuestas sobre un encabezado genérico el día entero.
Más bien nuestro tiempo lo podríamos aprovechar mejor al automatizar trabajos repetitivos y dedicarnos a los temas que no pueden hacerse de manera automática.
Cómo automatizar los trabajos repetitivos?
Alguien que trabaja en contabilidad, y encuentra que todos los días tiene que estar pegando facturas en hojas de papel y metiéndolas en archivadores, tiene una posibilidad de automatizar trabajos repetitivos. Usando un scanner especial de documentos, rápidamente podría convertir todas esas facturas en documentos digitales, y preocuparse por revisar y ordenar los documentos digitales. Y las facturas físicas? Esas se pueden dejar sin mayor ordenamiento, archivadas en cajas o sobres… de acuerdo con el número de serie que le asigne el sistema digital.
Alguien que trabaja en atención al cliente, y encuentra que todos los días tiene que estar respondiendo la misma consulta 15 veces, probablemente haría mejor uso de su tiempo creando un documento con esa respuesta, donde se expliquen todos los pormenores necesarios. Y luego ese documento puede colocarlo en una página web, o simplemente tenerlo listo dentro de un template de Outlook, para enviarlo de forma automática a la persona que requiera la información.
O incluso en la casa hay posibilidades de automatizar y mecanizar. De hecho es un caso en donde hay muchísimas posibilidades, porque suele ser donde menos le ponemos atención a las tareas que realizamos. Pagar los recibos todos los meses se lo podemos trasladar a un banco, y que se hagan todos los cobros y pagos electrónicos de forma automática. En la cocina podemos diseñar todo tipo de recetas que requieran de un mínimo de nuestra atención, o incluso podemos usar herramientas como cocimiento lento, microondas y ollas arroceras para que los alimentos se cocinen solos. Hasta la limpieza, si somos lo suficientemente aventurados, podemos automatizarla con todo el arsenal que ofrece iRobot.
Actualmente hay demasiadas herramientas para poder automatizar el manejo de información o las tareas más comunes que hacemos. En su computadora, solo dentro de Office, usted tiene cientos de soluciones ya creadas, que puede aprovechar para producir más rápido. Y si quiere ir más allá, todas las aplicaciones Office en su computadora tienen un lenguaje de macros que se puede aprender y utilizar para hacer automático hasta el manejo más complejo de información. Y ni hablar de su celular, donde abundan los app para automatizar todo, desde llevar la lista del supermercado hasta catalogar documentos con códigos de barras.
También, a la hora de analizar las tareas repetitivas que hace siempre, estudie la posibilidad de delegarlas. Delegar la tarea en alguien es otra forma de liberarse de ella, y poder utilizar el tiempo en otras cosas más provechosas. Puede ser que tenga un costo asociado, pero, qué es más valioso: lo que le están cobrando, o el tiempo que está dedicando a esa tarea sin sentido, que podría invertir en cosas que le generen aún más dinero?
