Entre las destrezas que tenemos que desarrollar si queremos maximizar nuestra productividad está el decir «no» a las cosas que no aportan a nuestros objetivos, o que simplemente no tenemos posibilidad de hacer.
Muchas personas crecen con la idea de que ser productivo implica encontrar la forma mágica de poder decir «si» a todos los compromisos y todo lo que nos piden. En parte es cierto: ser más productivos nos permite asumir más retos, pero el hecho de que podamos asumirlos no significa que debamos.
Hay algunos retos que aportan a nuestros objetivos y metas. Si nos volvemos más eficientes en el trabajo, puede que al final del día tengamos un rato libre, y podamos dedicarlo al estudio de algún idioma o de alguna habilidad que nos aporte valor a nuestras vidas. Eso es una buena idea.
El problema de no saber decir «no»
Lo que no es bueno es que empecemos a aceptar más y más tareas y actividades simplemente por llenar el espacio libre que tenemos. Especialmente si esas tareas no nos aportan nada a nosotros.
Incluso hay algunas personas que aunque no tengan ese tiempo disponible, aceptan tareas y actividades adicionales, y buscan la forma de meterlas una encima de otra a como dé lugar. Lo cual es una idea aún peor.
Al final de la historia, si no aprendemos a decir «no», terminaremos con demasiado qué hacer y muy poco tiempo para hacerlo. Es fundamental desarrollar la destreza de medirnos a nosotros mismos, y saber cuáles son nuestros límites. Hay que entender que llegará un punto donde simplemente no tenemos más tiempo o capacidad para hacer nuevas actividades, y cada nuevo compromiso que aceptemos terminará desplazando uno de los que ya teníamos, o deteriorando la calidad de trabajo que podemos producir.
La gente más productiva sabe en qué momento decir «no» a los compromisos adicionales. Tienen una idea clara de qué compromisos tienen, cuánto les tomará realizar cada uno, y en especial, para cuándo deben cumplir esos compromisos. Con base en eso pueden decidir si aceptar algún adicional, o no.
Como decir «no» en el trabajo
Una pregunta frecuente en este tema es cómo decir no a los compromisos adicionales del trabajo. Porque decir no a la invitación de un amigo a cenar es una cosa, pero decir que no a una tarea que nos asignan en la oficina, es muy diferente. Si alguien tiene que hacerlo, y somos la única salida disponible, cómo decir que no?
En muchos casos podemos buscar alternativas para solucionar esa tarea adicional. Lo primero que debemos hacer es dejarle claro a quien nos esté asignando la tarea, que ya tenemos otras en proceso, y que aceptar una tarea más está más allá de las posibilidades en este momento. Con solo eso puede ser suficiente en muchos casos. Hay veces en que los jefes que asignan las tareas no tienen claro todo lo que están haciendo sus empleados (demasiado común, diría yo!), y cuando se dan cuenta que están sobrecargando a alguien, lo reconsideran, especialmente si la tarea es importante y recargar a alguien significa que no va a salir bien.
Si definitivamente no hay nadie más que pueda aceptar esa tarea, tenemos varias opciones que podrían ayudarnos:
- Dejar la tarea pendiente hasta que haya posibilidad de hacerla. La aceptamos pero bajo el entendido de dejarla en cola, hasta que terminemos las tareas actuales y se pueda comenzar a desarrollar la tarea nueva.
- Dejar alguna tarea actual pendiente para atender la nueva. Talvez algo que estamos haciendo no es tan urgente como lo que nos están asignando. En ese caso podemos darle prioridad a la tarea entrante, siempre y cuando la persona con quien nos hayamos comprometido anteriormente esté dispuesta a que se le pase a menor prioridad. No se vale llegar unos días después con un trabajo incompleto y la excusa de que «alguien me puso a hacer algo más importante»: debemos hablar con quien está esperando el compromiso anterior, y asegurarnos de que no lo afecte que le atrasemos unos días la entrega.
- Repartir el tiempo entre tareas. Quizás no sea necesario detener por completo la tarea nueva. Podemos dedicar un cierto tiempo a una, y otro tiempo a la otra. Siempre y cuando no caigamos en condición de estar haciendo multitasking, que se conoce de sobra es muy dañino para la productividad. Lo que buscamos no es revolver tareas y hacer todo al mismo tiempo: la idea es tener varias líneas de trabajo en proceso, claramente separadas, y acomodarlas en periodos claramente diferenciados uno del otro.
- Supervisar a alguien. Quizás no haya nadie que pueda realizar esa tarea en el departamento, pero si haya alguien que puede desarrollar una parte del trabajo necesario. Y que con nuestro apoyo pueda desarrollar por completo la tarea. Esto es muy frecuente en las empresas: hay personas que conocen de sobra muchos procesos, pero no han tenido la experiencia de llevarlos a cabo por sí mismos. Pueden sernos de mucha ayuda, siempre y cuando en cada etapa crítica estemos evaluando el trabajo para asegurarnos de que se esté desarrollando correctamente. Esta última opción, además de aligerarnos la carga, comparte el conocimiento con otras personas y mejora la capacidad productiva de la empresa.
Por supuesto lo anterior no solo aplica a las tareas en la oficina. Es perfectamente aplicable al hogar o a cualquier otro aspecto de nuestras vidas. Incluso en el hogar es más fácil, porque tenemos aún más libertad para seleccionar distintas opciones. En la oficina puede que pagar a alguien para que nos haga el trabajo no sea una alternativa, pero en el hogar si lo es. Ahí tenemos a disposición una multitud de servicios: envío de cosas a domicilio, trámites por internet, paquetes de transporte familiar de Uber… y todos esos los podemos aprovechar para sacar adelante tareas.
Aprenda a decir no a las cosas que no aportan a sus metas y objetivos. Concentre sus esfuerzos en lo verdaderamente importante, y el resto busque la manera de rechazarlo, delegarlo o automatizarlo. Nuestra capacidad para hacer trabajos es limitada, y tenemos que distribuirla bien si queremos ser lo más productivos posible.