Lean es un término en inglés que es usado como sinónimo de eficiencia. Si buscan en traductor de Google, van a encontrar 20 significados diferentes, pero cuando hablamos de productividad, Lean significa que un proceso, sistema o persona está haciendo justo lo necesario, para obtener el resultado buscado, y no mas.
En productividad Lean se ha convertido en una filosofía de cómo hacer las cosas. Como en todo, inició en las fábricas, y se ha propagado a todas las ramas del conocimiento y de actividad de las personas. No importa si construimos casas, si hacemos hamburguesas, jugamos juegos de video, o nos dedicamos al knowledge work… podemos aprender mucho de la filosofía Lean para hacer nuestro trabajo más fácil y más eficiente.
De dónde salió el sistema de producción Lean?
Formalmente, se considera que el sistema Lean de producción nació en la década de los 1950s en Toyota, producto del trabajo de Taiichi Ohno y Eiji Toyoda. Dos ingenieros que estaban buscando cómo hacer las cosas más rápido, más barato y con menos desperdicio. Inicialmente inventaron lo que se llamó Toyota Production System (TPS) y luego éste fue refinándose y haciéndose más universal, para dar origen al sistema Lean.
En qué consiste la filosofía Lean?
La filosofía Lean consiste en eliminar el desperdicio. El desperdicio es, en términos muy simples, cualquier cosa por la que no estemos dispuestos a pagar. Algo que si nos hicieran una factura para cobrarlo, lo pensaríamos dos veces y probablemente reclamaríamos. Eso es un desperdicio: algo que no agrega valor.
Una pizza? Agrega valor. El mover la pizza del restaurante a nuestra casa? No agrega valor. Una de las quejas más frecuentes en las pizzerías, de hecho, es cuando cobran el transporte de la pizza por aparte. Mover la pizza es, por lo tanto, un desperdicio. Es un desperdicio necesario, pero al fin y al cabo un desperdicio.
Todo lo que no agrega valor a un producto final, hay que buscar la manera de reducirlo o minimizarlo.
La filosofía Lean se parece mucho a la filosofía del minimalismo. Comparten una base común: buscar solo aquello que agrega valor.
Cuáles son los desperdicios de Lean?
En Lean, los desperdicios (también llamados «muda«) están categorizados. Eso hace más fácil entenderlos e identificarlos. Los 7 desperdicios de la filosofía Lean son:
- Transporte (mover cosas de un lugar a otro, especialmente si el movimiento no es necesario)
- Inventario (todo lo que está esperando a ser procesado o entregado)
- Movimiento (todos los movimientos que hace la gente, que son excesivos o innecesarios)
- Esperas (cuando el producto se detiene mientras alguien llega a seguirlo procesando)
- Sobreproducción (producir más de lo que tenemos que producir)
- Sobreprocesar (trabajar el producto más de lo que es necesario, exceder el estándar que nos piden)
- Defectos (y el proceso de corregirlos)
Se estima que del costo de un producto promedio, al menos un 60% es costo para pagar desperdicios. 60% de lo que pagamos va hacia transportar el producto, almacenarlo, moverlo dentro de la tienda, arreglar productos dañados, etc.
Si analiza cualquier cosa que haga durante el día, se dará cuenta que está cargado de desperdicios. Generalmente todo lo que hacemos siempre va cargado de transporte, movimientos innecesarios y esperas, y en menor grado aparecen los otros 4 desperdicios.
Hay un octavo desperdicio que algunos agregan a Lean que es el desperdicio de capacidad humana. Tenemos un trabajador capaz de hacer análisis muy complejos, pero lo tenemos ocupado llenando formularios o redactando informes. O tenemos un departamento lleno de gente que podría sumar capacidad a algún proceso especializado, pero no invertimos en capacitarla y desperdiciamos esa posibilidad. Este octavo desperdicio suele ser uno de los más costosos en las empresas, porque aparte de desperdicio de capacidad, genera rotación de personal, que como sabemos, es uno de los procesos más caros en una empresa.
Cómo se aplica la filosofía Lean?
La filosofía Lean es tan flexible, que se puede aplicar casi a cualquier cosa. Desde un proceso industrial, hasta algo que hacemos en la casa. Siempre se puede aplicar Lean y obtener beneficios.
Los pasos que seguimos para aplicar Lean a cualquier cosa son:
- Reconocer que todo proceso tiene desperdicios y puede mejorarse. Esto es importante, porque si no cambiamos nuestra manera de ver las cosas, no lograremos mucho. Muchas veces la gente tiene «si no está roto, no lo arregles» grabado en su mente. Hay que cambiar esa mentalidad para aplicar Lean. Recuerdan el transporte de la pizza? Muchos restaurantes se dieron cuenta que ofreciendo la opción de retirar la pizza en el restaurante, el cliente está más contento y les compra más. Es cuestión de aceptar que los procesos siempre pueden mejorarse, y nada es así «porque sí»!
- Elegir un proceso, algo que queramos estudiar y hacer más eficiente.
- Hacerlo de principio a fin, sin que el producto se detenga. Pensemos en una redacción de un informe. Empezamos nuestro estudio Lean haciendo el proceso sin que el informe se detenga: una vez que se da la orden de iniciar se redacta, y el redactor no debe detenerse hasta que pase el informe terminado. Luego quien lo revisa debe tomarlo inmediatamente y revisar. Quien lo imprime, luego debe imprimir inmediatamente. Quien lo entrega debe tomarlo salido de la impresora, y entregarlo. Y así sucesivamente hasta llegar al final del proceso.
- El paso 3 no va a ser exitoso el 95% de las veces. Y donde nuestro producto se detuvo, o se devolvió, hay un desperdicio!
- Identificamos cuál es ese desperdicio, por qué se produjo, y buscamos la manera de evitarlo o minimizarlo. Por ejemplo si el informe se detuvo en la revisión, porque quien lo revisa no lo vio hasta el día siguiente, ahí hubo un desperdicio (espera). Por qué hubo ese desperdicio? Quizás porque no estaba avisado quien revisaba de que le iba a llegar el informe ese día. Para la próxima, deberíamos calendarizar una revisión de informe con esa persona, apenas se termine el informe.
- Volvemos a intentar, hasta que logremos quitar el desperdicio. Puede que la siguiente vez, avisando con tiempo de la revisión, logremos bajar la espera de 3 días a 1 día. Y la siguiente, si además fijamos un día del mes para hacerlo, del todo no haya espera. Hemos eliminado ese desperdicio.
- Cambiamos la forma de hacer las cosas, para que no vuelva a surgir el desperdicio. Eso implica enseñarle a la gente la forma nueva de hacer las cosas, y evitar que vuelvan a la forma antigua.
- Seguimos analizando nuestro sistema, buscando más desperdicio que eliminar.
En realidad el proceso Lean es muy simple. Es ir analizando paso a paso las cosas que hacemos, para eliminar los desperdicios que hay ahí. Y tener los ojos bien abiertos, para poder identificar los 7 desperdicios. Recuerde que en todo lo que hace, puede haber desperdicios de los 7 (u 8) tipos que puede mejorar!
Consejos para aplicar la filosofía Lean
Además del análisis Lean que explicamos anteriormente, tenga en mente los siguientes consejos para formar sus sistemas y organizaciones Lean:
- Busque el flujo continuo siempre. El flujo continuo le dirá a dónde se están escondiendo desperdicios. Aparte de eso, el flujo continuo maximiza su eficiencia y reduce los costos de tiempo perdido. Diseñe su trabajo para que siempre haya flujo continuo, incluso si es necesario trabaje más lento, para que su flujo sea continuo (vea el punto #3).
- «Pull» («hale»). Es fundamental para tener un proceso Lean.
- Nivele su carga de trabajo. Trabaje como la tortuga, no como la liebre. Todos los días tiene que hacer la misma cantidad de trabajo: justo lo necesario para que las cosas estén completas a final de la semana. Lleve el mismo ritmo, la misma velocidad siempre, como la tortuga. La liebre no lleva un ritmo: se dispara a correr de repente, se detiene, espera, se dispara de nuevo. El que trabaja como liebre, termina cansado, sin entender qué hizo, y con un desastre de proyectos todos completados a medias.
- Deténgase para corregir los problemas. Haga las cosas bien a la primera. Si detecta que hay algo que le está ocasionando defectos o problemas… arréglelo. Es mejor dedicar 3 horas a arreglar un problema, que dedicar 3 días a reparar un montón de productos defectuosos. Ningún proceso nuevo va a estar exento de problemas: deténgase, y arréglelos.
- Estandarice, estandarice, estandarice. Busque una forma de hacer las cosas que funcione, y haga las cosas igual siempre. Busque que todos las hagan igual. Ponga por escrito cómo se hacen las cosas, dé a la gente las herramientas (formularios, formatos, plantillas, etc) para que puedan hacer las cosas igual siempre. Estandarizar es la clave para lograr un trabajo eficiente y de calidad. Ningún proceso donde todo el mundo haga las cosas a como se le ocurren, llega a ser eficiente.
- Utilice control visual. Los libros con imágenes son más populares que los libros sin imágenes por una razón. La gente responde mucho mejor a las imágenes, especialmente si son fáciles de entender. Piense en eso siempre que diseñe controles. Use plantillas en vez de reglas de medir. Use una variedad de colores para hacer correcciones y marcar sus documentos. Pinte guías en el piso o en las paredes para ayudar a alinear o maniobrar equipos. Una buena imagen hace mil veces más que un procedimiento de 30 páginas.
- Use solo tecnología confiable, que sirva a su gente y a su proceso. Demasiadas veces, invertimos en tecnología por tener tecnología. Pero al final esa tecnología lo que hace es complicar nuestro proceso y nuestra existencia. Que lo diga la gente que invirtió miles de dólares en sistemas de navegación GPS, para descubrir luego que Waze hacía lo mismo, y gratis. O toda esa gente que compra sistemas contables «a la medida», hechos por un programador contratado, y tres años después tiene un programa incompatible, complicadísimo, y el programador no aparece para arreglarlo.
- Rete a sus proveedores y socios comerciales. Usted depende de la demás gente. Haga lo posible por mejorarlos y también convertirlos en Lean. Si un proceso Lean es eficiente, imagínese una cadena de procesos, todos Lean.
Qué significa «pull» en Lean?
Finalmente, hablemos de algo fundamental en Lean, que no se explica muy en detalle. El concepto de «pull«.
Un sistema «pull» es una cadena de producción, que no se mueve hasta que alguien le dice que se mueva. Es todo lo contrario de un sistema «push», donde la cadena se está moviendo siempre, buscando tener cosas listas para cuando se requieran.
El «push» es un sistema que tira productos terminados, esperando que haya alguien que los quiera.
El «pull» es un sistema que tira productos solamente cuando alguien los quiere.
Cual es el problema fundamental del sistema «push»? Que genera inventario, y genera desperdicio. Terminamos con un montón de cosas ya hechas, que nadie quiere, y tenemos que almacenar. Y eventualmente puede que hasta perdamos esos productos.
Nuestra vida es naturalmente «push», porque eso nos enseñan desde la escuela. Adelantar, adelantar, adelantar. En la escuela y el colegio nos premian tener todo listo por adelantado, sin que siquiera nos lo pidan. Eso es bueno en ciertos casos. Pero en otros, es una gran pérdida de tiempo y esfuerzo.
Luego salimos al mundo real y queremos aplicar el «push» a todo lado, con consecuencias desastrosas.
Es muchísimo mejor diseñar nuestros procesos en forma «pull». Alguien nos da la señal de inicio, y empezamos a trabajar. Y diseñamos nuestros procesos para poder completar lo que se nos pide, en un tiempo razonable.
Piense en un restaurante de comida rápida. Ese es un sistema «pull». La comida no se empieza a ensamblar, hasta que alguien llega a la caja y paga su orden. Y todo el sistema está hecho para tener la comida entregada en 2 o 3 minutos. Eso es mucho más eficiente y barato, que tener un montón de comida lista, esperando que alguien la quiera, y arriesgándose a que se enfríe o se ponga mala.
Todos los sistemas en Lean, son sistemas pull. Nada en Lean se hace hasta que exista una necesidad real de hacerlo. Las cosas se hacen tan tarde como sean posible. Y creánlo o no, un sistema «pull» bien diseñado con suficiente tiempo, es mil veces más eficiente que cualquier sistema «push» que haga las cosas por adelantado.