No hay nada peor que llegar a una conferencia, a una capacitación, o a donde sea y encontrarse con un formulario impreso que esté mal hecho. Si, estoy hablando de esos formularios que ponen en la mesa, donde uno tiene que escribir sus datos, para comprobar que realmente asistió. Y entonces llega uno, y se topa con algo así:
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Como muchas otras personas en este mundo, yo no soy un maestro de la caligrafía. Especialmente desde que llegaron los dispositivos electrónicos y el 80% de lo que escribo, es en una pantalla con un teclado. No tengo una caligrafía ilegible, pero tampoco puedo decir que sea un ejemplo para todos.
Y entonces, alguien pretende que escriba mi nombre, y sobre todo mi correo electrónico en un espacio microscópico. Un espacio en donde con costos puedo medio formar una arroba.
El problema de la gente que hace formularios en Excel
Desde que existen Office y Excel, todos se han vuelto diseñadores de formularios. Formularios de inscripción, formularios de participación, formularios de procedimiento… antes había que contratar a un diseñador especialista que se dedicara a hacerlos, ahora simplemente los hace cualquiera que tenga 5 minutos libres.
Lo cual no está mal, siempre y cuando pongamos atención a lo que estamos haciendo, y realmente logremos un formulario amigable y fácil de llenar. Algo que no requiera tener la precisión de un técnico de microelectrónica de Intel al manipular el lapicero.
La importancia de un formulario bien hecho
Hablemos de los formularios de inscripción o de participación, como el que puse arriba. Lo que hablamos, igualmente, se aplica para cualquier otro formulario.
Un formulario de participación cumple varias funciones. La mas básica es dejar constancia de que alguien asistió a un evento o lugar. Para eso ocupamos que lo que escriban sea legible. No pueden imaginarse la cantidad de auditorías internas que he visto, donde alguien termina en problemas porque los formularios que usa son ilegibles. Primer motivo para tener un formulario bien hecho.
Segundo motivo: el formulario es la primera impresión que reciben muchos clientes de nosotros. Qué es mejor: tomarse 10 minutos y hacer un formulario decente, fácil de usar, y bien estructurado… o que un cliente potencial tenga que hacer malabares para llenar sus datos en una hoja de Excel mal hecha e improvisada?
Más importante aún, los formularios de inscripción son una herramienta de relación con clientes. El cliente está dejando su información de contacto en ese formulario, información que si fuéramos a buscarla en la calle, nos costaría mucho dinero. Es absolutamente crítico cuidar que la información que nos deja el cliente se conserve perfectamente, para luego poderla incluir en nuestro sistema CRM.
Hay demasiada gente que menosprecia horriblemente el correo electrónico como medio de contacto. Como por ejemplo en el formulario de arriba. No dejan espacio para que alguien escriba claramente. Lo que están haciendo es tirando a la basura el medio de contacto más importante que tienen con un cliente potencial! Por teléfono, puede que tengan una o dos oportunidades para hablar con un cliente y ofrecerle un producto… y de entrada ese cliente estará antagonizado, como ocurre típicamente en el telemarketing. En cambio por correo electrónico, pueden contactarlo muchas más veces, y enviarle mucha más información. Y es difícil que alguien se les llegue a molestar por recibir correos electrónicos.
Ahora, entienden la importancia de tener cuidado con lo que diseñan en el papel?
Como diseñar mejores formularios
No tiene nada malo diseñar un formulario en nuestra oficina, y hacerlo en Word o Excel. Pero tenemos que ponerle cuidado… para darle al usuario la mejor experiencia posible al llenar ese formulario. Algunas sugerencias para lograrlo:
- Encabezados y logotipos. Branding y primeras impresiones! Lo primero que ve un cliente al tomar el formulario debería ser su marca en la esquina. Coloque siempre un logotipo a color, con buena resolución, en la esquina superior izquierda de sus formularios. A la derecha o al centro del encabezado, escriba el nombre del evento o el nombre del formulario. La gente lee primero la esquina superior izquierda de una hoja, ponga su logotipo ahí. Y mantenga simple el resto del formulario, para que nada compita con su logo por la atención del usuario.
- Encabezados en todas las páginas: cada página tiene que tener su encabezado, uniforme con los demás. Es muy común ver un encabezado en la primera página, y el resto de las páginas son simplemente un montón de renglones cuadriculados. Repita el encabezado en cada página, como si fuera un formulario aparte.
- Numere sus páginas: poner números de página hace fácil darse cuenta si falta alguna. Si la última página que tiene dice que es la #15, pero solo cuenta 14 documentos… dejó uno perdido. Si no estuvieran los números de página, jamás se habría dado cuenta.
- Suficiente espacio vertical: deje renglones amplios en altura. Este es el error #1 de los que hacen formularios en Excel: no dejan suficiente espacio vertical. Una altura de renglón de 25 o 30 puntos resulta cómoda para llenar un formulario, sin sentirse estrujado.
- Suficiente espacio horizontal: otro error típico de los formularios en Excel. Deje suficiente espacio horizontal para que las personas puedan llenar sus datos! Imprima el formulario un par de veces, trate de llenarlo, vea qué tan cómodo resulta y cuánta información puede llenar alguien.
- Cambie el formato de su formulario: si tiene muchos campos que llenar, y no puede darles un ancho suficiente, cambie el formato de su formulario! La gente se encasilla demasiado en que un formulario tiene que ser tabular, y tienen que ser un montón de cajas una alapar de la otra. Pretenden que el usuario se amolde al formulario, y no que el formulario se amolde al usuario. Deje de pensar así. Pruebe diferentes cosas, diferentes formatos, hasta encontrar el que funciona mejor.
- Cuidado con las líneas y los bordes. Es un dolor de ojos ver un formulario tabular, con bordes en todas partes, todos perfectamente uniformes y del mismo grosor. Se ve horrible, y uno no tiene puntos de referencia para orientarse. De repente uno cree que está escribiendo en un renglón o una columna, y en realidad está escribiendo en la de al lado. Utilice inteligentemente los bordes y los grosores de línea para orientar al usuario, y crear un producto atractivo. Los bordes de encabezados y de los márgenes deberían ser más gruesos que los de separación entre campos. Incluso en muchas ocasiones se puede dejar sin borde un campo, no es un pecado!
Ejemplos de mejores formularios en Excel
Todos estos formularios son montados en Excel, pero se pensaron un poco para ser amigables y atractivos.
Este es un formulario simple, de formato tabular. Pero tiene suficiente altura de renglón, y suficiente espacio para que la gente escriba de manera cómoda:
El no tener renglones pone nerviosa a alguna gente. Eso lo podemos corregir, por supuesto, y no hay necesidad de convertir nuestro formulario en una cuadrícula horrorosa. Simplemente usamos líneas punteadas, de color gris (no negro), que orienten pero sin estorbar a la vista. También podemos juntar los campos «teléfono» y «correo electrónico»… y que la gente tenga espacio suficiente para ambos. En este caso los renglones son un poquito más altos que el anterior, precisamente para que se puedan escribir correo y teléfono cómodamente en un mismo espacio. Notaron, por cierto, que no usamos líneas de división verticales? Son innecesarias!
También podemos dejar por completo el formato tabular, y usar un formato «colilla». Este formulario tiene la ventaja de que nos permite usar la página en formato vertical, y se ve mucho mejor si al final tenemos que incluir el formulario como parte de algún compendio o documento.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo podemos hacer mejores formularios en Excel. La siguiente vez que tenga que hacer un formulario para cualquier fin, dele un poco de pensamiento, y haga algunas pruebas por su cuenta antes de imprimirlos! Los formularios son una parte integral de la experiencia de un usuario de su evento o servicio, dé la mejor impresión posible!