El método GTD es un método de productividad y organización personal creado por David Allen, un especialista en productividad. Tan popular se ha vuelto esta metodología que compañías como Google la han convertido en parte integral del entrenamiento de sus empleados. Esta metodología se hizo famosa hace unos 7 años cuando se publicó el libro «Getting Things Done» de Allen (de ahí la abreviatura GTD). Y con los años este método se ha mantenido popular por lo fácil que es, y los buenos resultados que se obtienen con ella.
El método GTD se basa en la teoría de que nuestra mente funciona similar al disco duro de una computadora: conforme vamos recibiendo información que tenemos que recordar, se va llenando nuestra mente, y eventualmente llega a su capacidad, y empezamos a olvidar cosas importantes. O por lo menos esas cosas importantes se pierden en nuestra mente, hasta que algo las despierta, generalmente en el momento menos oportuno posible. Les ha pasado que no recuerdan que tenían que ir a la lavandería, hasta que están en casa a las 11 de la noche?
GTD es muy práctico porque nos permite manejar la sobrecarga de información y compromisos que recibimos a diario. Todos los días, a todas horas, estamos siendo bombardeados con cosas que compiten por nuestra atención, y muchas de ellas nos generan compromisos con otras personas. Tratar de recordar todo lo que tenemos pendiente es estresante, y rápidamente nuestra vida se vuelve un caos. Qué tan diferentes podrían ser las cosas si supiéramos que todos esos compromisos están almacenados en un lugar seguro, donde vamos a recordarlos en el momento oportuno? De seguro nos quitaría mucho estrés de encima y nos permitiría cumplir mejor nuestras obligaciones.
Yo he utilizado el método GTD durante muchos años, y se lo recomiendo a cualquiera. Personalmente lo encuentro muy efectivo, y sobre todo práctico y fácil. Eso es quizás lo más importante: que un método de organización y productividad sea fácil de usar. Porque si no lo es, rápidamente lo dejará uno tirado.
Cómo se usa el método de productividad GTD?
GTD tiene cinco pasos:
- Capturar todo. Toda la información que recibimos a diario, especialmente la que nos genera un compromiso con alguien, hay que capturarla… ponerla por escrito en algún lugar seguro. Mucha de esa información se captura automáticamente, por ejemplo la que nos llega por correo electrónico. Pero hay un montón de información que tenemos que capturar nosotros: por ejemplo lo que nos pide la gente que llega a buscarnos a nuestra oficina. La mejor forma de hacerlo? Una simple libreta de papel, y un lapicero, que tengan con ustedes todo el tiempo.
- Separar cada cosa en pasos individuales. «Comprar un apartamento» es una tarea demasiado general y demasiado difícil de entender. Tenemos que separarla en pasos: definir cuánto espacio queremos, definir en qué zona queremos vivir, definir nuestro presupuesto, y así sucesivamente. Cuando algo tiene pasos más pequeños y más claro, deja de ser una nebulosa imposible y comienza a ser una tarea realizable.
- Organizar lo que hemos capturado. Toda esa información que capturamos tenemos que ponerla en algún lugar que nos permita consultarla y actualizarla fácilmente. Por supuesto el lugar por excelencia para esa información es la nube. Si capturamos y organizamos en una herramienta como Remember The Milk, tendremos acceso a nuestra información en cualquier momento, desde cualquier rincón del planeta.
- Revisar periódicamente nuestra lista. Nuestro sistema GTD requiere mantenimiento constante. Debemos estarlo revisando y preguntándonos cuál es la siguiente acción. La siguiente acción, por supuesto, tiene que ser lo que en cada momento nos resulte más provechoso y nos dé mas beneficio. Pero solo lo sabremos si estamos revisando nuestra lista de captura.
- Actuar. Una vez que hemos revisado y actualizado nuestra lista de captura, tenemos que ponerlos a trabajar en el paso que determinamos es más provechoso. En esta etapa, también podemos delegar todo aquello que nos sea posible, para atender nosotros las cosas más importantes. No olviden nunca la posibilidad de delegar, apoyarnos en los demás es la mejor forma de sacar adelante un trabajo muy complicado, de la mejor forma posible!
Les parece interesante? David Allen tiene un video muy bueno donde explica GTD en Google:
También pueden conseguir la biblia del GTD, Getting Things Done de David Allen, en Amazon. Está en inglés, o si quieren aquí está el link a la versión en español.
Pingback: Ocupamos más silencio en nuestras vidas! - Minimalismo.XYZ
Pingback: Guía completa para hacer un bullet journal minimalista! - Minimalismo.XYZ