Excel es un peligro, que nos está afectando a todos

por | febrero 22, 2017

excel es un peligroMicrosoft Excel tiene que ser el software más peligroso de la era de la información. Hay pocos software que se utilizan tan a menudo, y que generan tantísimos errores y desastres. Y no lo digo en sentido figurado. Verdaderamente, a nivel mundial, el mal uso de Excel le está costando a la humanidad un montón de dinero y tiempo perdido.

El gran problema de Excel es que puede convertir un cálculo muy simple, en algo totalmente incomprensible. Cuando empezamos a hacer fórmulas para traernos datos de otras hojas, metemos condiciones y transformaciones, o peor aún, dejamos que una macro nos haga el trabajo, estamos generando una maraña de información que es imposible de seguir.

Piensen en la última vez que recibieron una hoja de Excel de alguien. Probablemente tuvieron que creer en los resultados sin mayor posibilidad de analizarlos, porque las fórmulas en la hoja eran tan complicadas, que hubieran durado un día entero descifrándolas.

Y si en alguna de esas fórmulas había un error, no lo vieron. Lo dejaron pasar, sin siquiera darse cuenta.

La complicación es un peligro natural del Excel

excel es un peligroNo se sientan mal si dejaron pasar un error en una hoja de Excel. No son los primeros, ni serán los últimos. El banco JP Morgan dejó pasar un error en una hoja de Excel, que le terminó generando 6 mil millones de dólares en pérdidas. La empresa financiera MF Global quebró en el 2011, por estar operando a punta de hojas de Excel. Dos investigadores de Harvard terminaron con su credibilidad en el suelo, después de haber publicado un informe que resultó tener un error de cálculo de Excel, que prácticamente invalidaba sus resultados.

Y eso es solo la punta del iceberg: los grandes desastres que ha provocado Excel, y que salen a la luz. Pero hay un montón de pequeños desastres diariamente en todo el planeta, de los cuales ni nos enteramos. Una pérdida por aquí, otra pérdida por allá, que al final terminan sumando millones y millones de dólares y horas productivas perdidas.

El gran peligro con Excel, es que permite hacer cosas que en la superficie se ven simples, pero por debajo están llenas de complicaciones y errores potenciales. Alguna vez han tratado de descifrar un hoja hecha por otra persona, que tenga fórmulas “a la medida” o incluso uno que otro macro? Es básicamente imposible. Hay que ponerse a saltar de celda en celda, viendo qué son las fórmulas y cómo funcionan. Y si a uno le aparece una función nueva que no conoce, o si hay funciones anidadas dentro de paréntesis olvídenlo: hasta ahí llegó la posibilidad de analizar.

Y es ahí donde se pasan por alto errores, a veces errores críticos. Porque como es tan difícil saber si las fórmulas están bien o mal, la gente se cree lo que sea, antes que entrar a descifrar todo lo que está en ese Excel.

Ha sido suficiente como para que muchos organismos de regulación tomen nota. En Suiza y el Reino Unido los reguladores ya están haciendo advertencias muy claras: nadie debería confiar en los resultados que tira Excel, sin tener un control cruzado. Hacerlo puede llevar a errores, malas interpretaciones, o incluso puede permitir que se cometan fraudes sin que sean detectados.

Y eso es solo el comienzo de los peligros de Excel

Algo que preocupa a los analistas del sector financiero es la posibilidad de que Excel sirva para generar cálculos fraudulentos. Porque basta con alterar una fórmula, o digitar un valor fijo en vez de una fórmula, para cambiar totalmente un resultado. Sucede todos los días en los laboratorios de las universidades: a algún estudiante no le dio bien el experimento, y simplemente “ajusta” su hoja de Excel para acercarse más al resultado correcto. Y en el 99% de los casos, nadie se da cuenta.

Y así son la mayoría de los errores de Excel. Nadie se da cuenta, hasta que el resultado comienza a generar problemas. Y ya en ese momento es demasiado tarde: se perdió tiempo, se perdieron horas de trabajo, e incluso puede hasta haberse perdido dinero.

Pero los errores en Excel, son problema del usuario!

excel es un peligroEs cierto: Excel simplemente procesa lo que se le da, y la manera en que lo hace depende 100% del usuario. Entran números, salen números. Entra basura, sale basura.

Pero el asunto es que afirmar eso, no resuelve la crisis del uso incorrecto de Excel. En este momento, Excel es una escopeta en manos de un mono. Y nada logramos si decimos que es problema del mono!

Excel es una herramienta fantástica, de eso no hay duda. Aumenta exponencialmente nuestra capacidad de hacer cálculos, y nos permite analizar mucha información de forma instantánea. Además es una herramienta universal, que nos sirve sin importar en qué disciplina estemos trabajando.

Pero no podemos dejarnos llevar por la aparente simplicidad del Excel y sus “resultados mágicos”. Tenemos que volver a tomar el control de nuestras hojas de Excel, para mantenerlas en un nivel claro y comprensible. Debemos estar en capacidad en todo momento de ver los resultados que nos arroja la computadora, y decidir si están o no dentro de lo normal. Y eso implica hacer algunos sacrificios y dejar muchas malas prácticas.

 

Qué debemos hacer para evitar errores de Excel?

Concretamente, qué medidas tenemos que tomar los usuarios, para evitar los errores de Excel?

  • Simplicidad: ante todo, simplicidad. Una hoja no puede tener 5 niveles de fórmulas anidadas. No puede tener 30 cejillas entrelazadas entre sí. Una hoja de Excel tiene que ser simple, y tenemos que poder seguir las fórmulas desde su origen hasta su destino. En el momento en que le perdemos el rastro a una fórmula, es porque nuestra hoja se volvió demasiado complicada.
  • Estandarización: estandarización significa poner a todos de acuerdo en cómo se van a hacer las cosas, y mantenerlo así. No puede haber un equipo donde cada persona genera un Excel a como quiere, con las fórmulas que quiere. Tiene que haber un formato estándar, donde cada persona ingrese sus números, y en donde las cosas se procesen de una forma que todos entiendan. Y ese formato no tiene que cambiarse, porque en el momento en que se cambie sin consenso de todos, nadie estará seguro de qué está sucediendo en la hoja.
  • Documentación y claridad: las hojas de Excel tienen que tener espacio para notas y comentarios, que nos digan qué estaba pensando quien hizo el cálculo. Tienen que decir de dónde se sacó la información que llevó al resultado, y bajo qué consideraciones trabajó. Y tiene que decirlo de una manera clara y ordenada. De esta forma si tenemos alguna duda, hay un rastro de información que podemos seguir y verificar, en vez de quedarnos con la duda de qué diablos estará pasando con los números.
  • Control cruzado: nunca debemos simplemente creerle un resultado a Excel.  Porque es demasiado fácil que ese resultado contenga algún error. Debemos tener otros cálculos independientes, que nos permitan hacer un control cruzado. Debemos tener información histórica, que nos permita ver si nuestro cálculo actual está razonable con lo que hemos visto antes. En las hojas de Excel debemos tener revisiones entre sumatorias, que nos permitan ver si algo está mal sumado o se está quedando por fuera. Todas esas verificaciones nos permiten detectar errores, que de otra forma se nos podrían pasar. Son solo unos minutos más que le dedicamos al proceso, y que nos dan mucha seguridad del resultado que estamos obteniendo.

Y sé que muchos en este momento ya están pensando en protección de celdas, macros de verificación, formatos condicionales, y cosas por estilo. Eso está muy bien, pero siempre y cuando sus hojas de Excel sean simples y estandarizadas. En ese caso les aportará mucho el usar protección de celdas. Pero si no tienen una hoja simple, en la cual las fórmulas sean fáciles de seguir y en donde todos sepan qué está ocurriendo… no les servirá en lo más mínimo proteger celdas o hacer verificaciones automáticas. Simplifiquen y estandaricen primero, y luego vean qué más pueden agregar.

Efectivamente los errores en Excel son, en su mayoría, errores del usuario. Y precisamente, somos los usuarios los que estamos llamados a resolverlos. Aprendan de los errores que ya se han cometido, y que han generado verdaderos desastres en el mundo. Excel es una herramienta fabulosa, pero si no la mantenemos controlada, rápidamente nos veremos inmersos es una complejidad de números y fórmulas de la cual nos será imposible salir.

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