Hay un montón de cosas en nuestra vida que requieren nuestra atención periódicamente. Cada cierto tiempo, ocupan que atendamos algo. Los recibos de servicios son un ejemplo, todos los meses hay que pagar el agua, la luz, el teléfono… sino suceden cosas no muy buenas.
Si ampliamos un poco el horizonte, encontraremos que hay otra serie de cosas que también requieren atención periódica, pero un poco más espaciada. Por ejemplo las revisar las calificaciones de nuestros hijos que llegan cada 3 meses, renovar alguna membresía que talvez se haga cada semestre, las pólizas de seguros a veces son cada año. Y así sucesivamente.
Pero hay algunos vencimientos que son a muy largo plazo. Más allá del que es razonable recordar. Y lo peor es que generalmente tienen que ver con cosas críticas en nuestras vidas. Típicos vencimientos de este tipo: identificaciones estatales, pasaportes, licencias de conducir, actualizaciones de datos personales para impuestos, documentos de respaldo para mantener abiertas cuentas bancarias. Generalmente estos documentos se emiten, y duran cinco o más años antes de llegar su fecha de vencimiento. Y si no se renuevan a tiempo, tenemos serios problemas. Ya no podemos operar las cuentas bancarias, ya no podemos hacer trámites oficiales, nos arriesgamos a una multa de tránsito por licencia vencida… nada bueno!
Es muy iluso creer que uno va a recordar vencimientos a cinco años plazo. Cuando uno se acuerda, es por pura casualidad. Uno estaba un día de tantos limpiando la billetera, sacando recibos viejos, y por suerte decidió fijarse en la fecha de vencimiento de la licencia… y era dentro de 3 meses. O simplemente uno se acuerda porque llega al banco a hacer un trámite, le piden identificación, y unos segundos después va uno para la casa sin haber hecho nada, porque la identificación estaba vencida.
Después de varios encuentros cercanos con vencimientos, donde precisamente me di cuenta por pura casualidad que mis documentos estaban a punto de vencer, desarrollé un par de estrategias para darle seguimiento a este tipo de cosas. Y me han funcionado bien hasta el momento. La principal complicación de este tipo de cosas es que cinco años es mucho tiempo. En cinco años ocurren muchas cosas: hacemos limpieza, cambiamos de celular, nos pasamos de casa, cualquiera de esas puede hacernos perder registros y calendarios. Entonces hay que encontrar una forma de tener varios recordatorios, y que no se nos pierdan tan fácilmente.
Intenten lo siguiente para recordar los vencimientos a largo plazo de documentos, permisos y otros:
- Google Calendar: Google Calendar es fabuloso para manejar cosas a largo plazo. Google es una plataforma sólida, que no va a desaparecer por mucho, mucho tiempo. Y ya se encuentra integrado en nuestra vida diaria: se enlaza con nuestra computadora, celular, tableta, con todo. En Google Calendar uno puede programar un recordatorio de vencimiento a cinco años perfectamente, y dentro de cinco años es muy probable que reciba ese recordatorio. El único cuidado que hay que tener es no cambiar de cuenta de correo electrónico.
- Remember the Milk (RTM): también parecido a Google Calendar, Remember The Milk es una herramienta muy buena para mantener compromisos a largo plazo. RTM no está necesariamente amarrado a una cuenta de correo electrónico, por lo que si cambiamos de correo no tenemos que acordarnos de salvar nuestro calendario. También me gusta que en RTM, todos los compromisos aparecen en pantalla: a diferencia de Google Calendar, en las listas de RTM aparecen hasta los compromisos que tenemos cinco años adelante. Eso facilita muchísimo estar al tanto de qué hay en el futuro… cercano y lejano. La única desventaja de RTM? No tiene la solidez ni el posicionamiento que tiene Google, por lo que no necesariamente puede asegurar uno que RTM dentro de unos años no terminará descontinuado.
- Registros en papel. El papel sigue siendo una de las formas más confiables de mantener una lista de vencimientos a futuro, y la técnica de folders de Getting Things Done (GTD) sigue siendo buena para cosas a largo plazo. Uno puede mantener un folder de compromisos anuales, y simplemente estarlo revisando el 1 de enero de cada año, para calendarizar en otros folder lo que corresponda atender ese año. Por supuesto, el registro en papel nos funcionará siempre y cuando no lo perdamos o lo botemos por accidente. Pero si ya son usuarios experimentados del método GTD, probablemente no sea tan fácil que accidentalmente se deshagan de su sistema de folder.
Cuando estén calendarizando compromisos de este tipo, recuerden siempre poner avisos con unos meses de anticipación, para que puedan ajustar dentro de sus horarios los trámites requeridos. No es buena idea que el calendario les avise precisamente el día del vencimiento, y tengan que salir corriendo a renovar en la semana más crítica del año en la oficina. Pongan avisos unos 2 o 3 meses antes, y les quedará fácil acomodarse. De hecho en Google Calendar, donde se permiten avisos múltiples, es muy fácil: coloquen avisos del vencimiento a 3, 2 y 1 mes, y talvez uno a 2 semanas del vencimiento. Así no quedará posibilidad de que se les olvide renovar a tiempo sus documentos.