Los cuatro cuadrantes: técnica para definir sus prioridades

por | julio 13, 2016

Muchas personas nacidas en el nuevo milenio no conocieron a Stephen Covey. Pero las teorías de Covey acerca de la productividad y organización siguen siendo hoy en día tan válidas como cuando originalmente se propusieron en los 80s.

Entre los métodos y teorías que más me gustan de Stephen Covey está el denominado los cuatro cuadrantes. Es una técnica mediante la cual podemos entender muy fácilmente el tema de prioridades en nuestras vidas, y que introduce una nueva forma de pensar que muchos nunca han tenido. Luego de que la entendemos, nos puede ser muy valiosa para organizarnos todos los días, y no gastar tiempo en cosas que realmente no nos van a ser provechosas.

En qué consisten los cuatro cuadrantes?

Imaginemos que tomamos una hoja y la dividimos en ambos sentidos por la mitad:

Los cuatro cuadrantes de Covey

Ahora pensemos por un momento en las cosas que hacemos todos los días. Podemos clasificarlas en dos grandes grupos: cosas importantes, y cosas no importantes. Ir al trabajo es importante, buscar videos de gatos en Youtube no es importante. Hay diferentes grados de importancia, pero digamos simplemente que tenemos esas dos grandes categorías, importante y no importante.

Los 4 cuadrantes de Covey

Ahora veamos la segunda gran clasificación de las cosas. Hay cosas que son urgentes, y cosas que no son urgentes. Y en esto tenemos una infinidad de ejemplos… simplemente en un momento dado nos aparecen cosas por hacer que tenemos que hacer ya, o tendremos grandes problemas, y cosas que no importa si las hacemos ya o las dejamos para después.

Los 4 cuadrantes de Covey

Entonces terminamos con una hoja, que tiene cuatro categorías. Tenemos cosas que son no importantes y no urgentes, no importantes pero urgentes, importantes y no urgentes, e importantes y urgentes:

Los 4 cuadrantes de Covey

Esos son los 4 cuadrantes de Covey. Hay gente que los acomoda diferente, pero el principio es el mismo: tenemos cosas que pueden ser importantes o no importantes, y urgentes o no urgentes. Todo dentro de nuestra vida caerá en una de esas cuatro categorías.

Cómo deberíamos elegir las cosas a las cuales darles prioridad? Nuestra estrategia tiene que ser mantenernos siempre del lado derecho de los cuadrantes, a donde están las cosas importantes. Y de esas cosas, debemos atender primero lo que sea importante y urgente y luego lo que es importante, pero no urgente. Al organizar nuestro día, tenemos que atacar primero los incendios, que es ese cuadrante rojo de cosas importantes que urgen. E inmediatamente después, tenemos que atacar el cuadrante de lo importante, pero no urgente. Porque si descuidamos ese cuadrante, las cosas rápidamente saltarán al cuadrante de importante y urgente.

El cuadrante de importante pero no urgente es donde más tranquilos podemos estar, porque vamos a estar haciendo cosas productivas, y con suficiente tiempo para no estresarnos. Debemos tratar de que nuestras vidas giren en torno a este cuadrante verde. No siempre vamos a lograr que sea así, pero es bueno siempre apuntar a ese objetivo.

Qué pasa con los otros dos cuadrantes? Bueno, el lado izquierdo de los cuadrantes es a donde viven las cosas que nos hacen perder tiempo. Los agujeros negros, que desaparecen nuestro tiempo y no nos llevan a ninguna parte. Alguna vez ha trabajado el día entero, atendiendo asuntos, uno tras otro, sin detenerse… y al final revisa su cola de trabajo y prácticamente no logró nada?

Estuvo trabajando en esos cuadrantes de la izquierda. Atendió una llamada telefónica de alguien que le quería comentar de un proyecto que tenía en mente, pero que ni siquiera tenía dimensionado todavía. Lo escuchó y perdió media hora. La llamada no contribuyó en nada a las cosas importantes que tenía que hacer. Dedicó otra hora a acomodar su escritorio, porque le pareció que estaba muy desordenado y que limpiarlo de seguro le ayudaría a despejar su mente… otra cosa que no necesariamente era ni importante, ni urgente. Pasó otro rato en Facebook y otro rato revisando correo electrónico, seguro de que la siguiente vez que lo abriera habría algo importantísimo ahí… pero ningún correo llegó. De nuevo, estuvo viviendo en el cuadrante de lo no importante y no urgente.

La teoría de los cuatro cuadrantes es de aplicación universal. No importa a qué nos dediquemos. Podemos ser empresarios, comerciantes, técnicos, estudiantes… siempre nuestras obligaciones girarán alrededor de esas cuatro categorías. Para lograr la máxima productividad y eficiencia en lo que hacemos, nuestras rutinas tienen que girar alrededor de esos cuadrantes de lo importante. El resto, puede esperar a que tengamos tiempo disponible, algún día.